Por Alejandra Goldin, Consultora Líder para Liveware

Desde hace ya algunos años venimos escuchando, dentro de la industria del software y, en otras industrias también, el concepto de Cambio Organizacional.

¿Pero qué es lo que decimos cuando decimos esto?

Está claro que el Cambio Organizacional no es un proyecto o iniciativa que se encare en sí mismo, sino que viene de la mano de otro proyecto, normalmente gestado con anterioridad, que necesita de este enfoque para apalancarse e instalarse en forma exitosa en la Organización.

 

En particular, para la industria del software, es sabido que la naturaleza del proceso del desarrollo es de una variabilidad importante. Si bien se han dedicado – y se siguen dedicando-  grandes esfuerzos a definir  modelos, métodos  y herramientas que permitan hacerlo más predecible, los que estamos en esta industria hace ya algún tiempo, sabemos que la naturaleza de los proyectos de IT: implementación de un nuevo ERP para la Compañía, desarrollo de un nuevo sistema para algún área operativa, desarrollo de un producto,  implementación de una nueva tecnología, etc., son cuanto menos, proyectos difíciles de controlar y sobre todo,  susceptibles de cambio.

Cambio de alcance, cambio en el equipo, cambio en las reglas del negocio, cambio en el roadmap del producto, cambio de la tecnología, cambio en la forma de trabajar. Cambio.

De esto se desprende que en la última década hayan ganado (y en buena ley)  tanta popularidad las metodologías ágiles[i], porque justamente lo que su Manifesto Agil [ii]propone es, entre otras cosas: abracemos el cambio.

Esto que es tan apropiado y que suena razonable para nuestro criterio, está muy bien pero no basta.

 

En Liveware desde ya hace más de una década venimos acompañando los proyectos en nuestros clientes: la implantación del mejor ERP, la compra de una pieza de software y el comienzo de su uso, la implantación de tecnología de punta e inclusive la adopción de las metodologías ágiles (que también es un proyecto en sí mismo), con iniciativas de cambio organizacional que los soportan y apalancan.

 

¿Por qué? Porque nuestra experiencia nos muestra que todo lo relacionado al mundo TIC implica y necesita de un cambio cultural para poder ser desplegado en forma exitosa dentro de cualquier organización.

Porque cambian la forma de trabajar, porque cambian los roles y responsabilidades, porque cambian los procesos de la organización, porque cambia el paradigma de trabajo y, en algún punto, cambian los valores también.

Y todo esto, en cualquiera de sus sabores, trae resistencia y, en algunos casos, hasta rechazo. No importa cuán joven, tecnológica, chica o grande, nacional o internacional sea la organización, el cambio mueve estructuras y a las personas, inevitablemente, se le juegan cosas en relación a esto.

 

En una oportunidad un consultor de un equipo de implementación de un ERP contó que luego de meses de intenso trabajo para la implementación del producto, durante la primera semana después del Go Live, no fue levantado ni un solo incidente. Esto obviamente despertó la sospecha de todos: ¿tan bien se habían hecho las cosas que no había ningún error?

La realidad era que nadie estaba usando el nuevo sistema: todos seguían sus viejos (y conocidos) procesos y herramientas: los papeles,  el Excel y el email.

Se cayó en la cuenta que contaban con la tecnología de punta, que todo el esfuerzo había sido dedicado en esa dirección, pero que se había subestimado el impacto del cambio en las personas.

 

Entonces las preguntas que hay que ponerse son, ¿Cómo sabemos cuán  preparada está la Organización para el cambio?, ¿cómo hay que hacer para prepararla?

¿Cómo hacemos para que los empleados puedan aceptar iniciativas de cambio y contribuir a ellas de manera constructiva?, que se sientan parte del cambio y no sólo espectadores. Que se sientan motivados, no desplazados.

¿Cómo acompañamos todo el proceso de cambio?, ¿cómo hacemos para que se sostenga en el tiempo e, inclusive, siga evolucionando?

 

El Cambio Organizacional se ocupa de poder abordar cada una de estas preguntas y, junto con la Organización, armar una estrategia para ir resolviéndolas.

El siguiente gráfico muestra el ciclo de vida de una iniciativa de gestión del cambio y representa de alguna manera lo que venimos diciendo

 

Donde, muy sucintamente, el alcance de cada fase se define como:

 

Analizar: Comprender el cambio que sufrirá la organización, identificar en el mapa de la arquitectura de procesos de negocio  y aplicaciones cómo impactará este cambio, identificar los roles intervinientes en estos procesos entender sus funciones.

Cruzar esta información con el modelo de competencias de la Organización y  apalancarse a partir del resultado de evaluaciones de desempeño y el conocimiento informal sobre las personas y sus habilidades, para identificar potenciales agentes del cambio, champions del cambio o participantes.

Ponderar cuán preparada está la Organización para el cambio, identificar obstáculos y/o resistencias explícitas, restricciones.

Armar una estrategia

 

Planificar: Como resultado del análisis anterior y la estrategia,  se diseñan y planifican tareas tendientes a neutralizar resistencias, sortear obstáculos, facilitar y preparar la adopción del cambio.

 

Implementar: Desplegar el cambio: lanzar el nuevo producto, implementar el nuevo sistema, implantar una nueva plataforma tecnológica, adoptar una nueva metodología.

 

Gestionar el cambio: Ejecutar las actividades definidas en la etapa de planificar y ver de recolectar mediciones que nos permitan identificar adherencia, adopción, resistencia.

 

Evaluar y Consolidar: Analizar las mediciones recolectadas y los resultados de las actividades planificadas. Identificar desvíos, obstáculos, revisar la estrategia hasta ese momento adoptada y, consolidarla o mejorarla según se considere más adecuado.

 

 

Este ciclo de vida deberá integrarse y entrelazarse con el ciclo de vida del proyecto que esté trayendo el cambio y así conformar una sola iniciativa, un solo objetivo,  un solo proyecto.

Y por último, como todo proyecto, para poder aspirar al éxito necesitará del compromiso sostenido de todo el equipo que, en este particular caso, es toda la Organización.

Esto último más la conciencia de cuidar a las personas durante todo el proceso,  es el gran desafío cuando encaramos proyecto de Cambio Organizacional.


[i] Metodologías Agiles: [Wikipedia] El desarrollo ágil de software envuelve un enfoque para la toma de decisiones en los proyectos de software, que se refiere a métodos de ingeniería del software basados en el desarrollo iterativo e incremental, donde los requisitos y soluciones evolucionan con el tiempo según la necesidad del proyecto

[ii] Manifesto Ágil: Individuals and interactions over processes and tools

Working software over comprehensive documentation

Customer collaboration over contract negotiation

Responding to change over following a plan

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